Nuestra responsabilidad legal

El Centro médico y nuestra organizacion reconocen la confianza que nuestros miembros tienen en nosotros y la importancia de proteger la confidencialidad de la información no pública, personal, financiera y relacionada con la salud que recopilamos de ellos o en su nombre. Estamos obligados por ley a mantener la privacidad de su información médica. La ley también nos exige proporcionarle este aviso sobre nuestras prácticas de privacidad (“Aviso”), nuestras obligaciones legales y sus derechos en relación con su información médica. Este Aviso está destinado a abordar las operaciones tanto del Centro médico como del Fondo de beneficios. Las referencias a “usted” y “su” lo incluyen a usted, a los miembros y a cada uno de sus dependientes cubiertos. Puede solicitar una copia de nuestro Aviso en cualquier momento. Para obtener más información sobre nuestras prácticas de privacidad, o para recibir copias adicionales de este aviso, póngase en contacto con nosotros usando la información que se encuentra al final de este Aviso.

Qué información recopilan el Centro médico y el Fondo de beneficios

Recopilamos información de salud protegida sobre nuestros miembros de las siguientes fuentes:

  1. Información que recibimos en las solicitudes de elegibilidad y registración y otros formularios, incluidos datos demográficos, como nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de Seguro Social.
  2. Información sobre sus transacciones con nosotros, nuestros proveedores de atención médica afiliados u otras entidades con las que tenemos una relación de socio comercial formalizada utilizada para la prestación de determinados servicios de atención médica.

Nuestros usos y divulgaciones de su información médica

Ahora que ha recibido este Aviso, la ley nos permite divulgar su información médica sin su consentimiento o autorización por escrito cuando dicha divulgación sea necesaria para ayudarnos a proporcionarle atención médica y beneficios de atención médica. Usamos y divulgamos información médica sobre usted de la siguiente manera:

Tratamiento

El Centro médico y el Fondo de beneficios pueden divulgar su información médica a médicos, enfermeros, hospitales u otros proveedores de atención médica para la coordinación de su atención médica o servicios relacionados, o para proporcionarle recordatorios de atención preventiva o información sobre opciones de tratamiento.

Pago

El Centro médico y el Fondo de beneficios pueden usar y divulgar su información médica para pagar reclamos de médicos, hospitales y otros proveedores de servicios que se le proporcionen a través de nuestra organizacion, para determinar su elegibilidad para recibir beneficios, para evaluar la necesidad médica y para emitir explicaciones de beneficios y pagos.

Operaciones de atención médica

El Centro médico y el Fondo de beneficios pueden usar o divulgar su información médica en el procesamiento de las operaciones rutinarias de la organización relacionadas con la atención médica, tales como control de calidad, revisión de utilización, auditoría interna, acreditación, certificación y determinadas actividades de rutina relacionadas con los seguros.

Usted y su autorización

El Centro médico y el Fondo de beneficios deben divulgar su información médica según se describe en la sección Derechos individuales de este Aviso. Usted puede darnos autorización por escrito para usar su información médica o para divulgarla a cualquier persona y por cualquier propósito. Si usted nos da una autorización, puede revocarla por escrito en cualquier momento. Su revocación no tendrá repercusión en ningún uso ni en ninguna divulgación permitida por su autorización mientras estaba vigente. Sin su autorización por escrito, no usaremos ni divulgaremos su información médica por ningún motivo, excepto los descritos en este Aviso.

ENGLISH: Authorization Form – Fill & Print
ESPAÑOL: Autorización para divulgar información médica

Sus familiares y amigos

El Centro médico y el Fondo de beneficios pueden divulgar a un familiar, a un amigo u otras personas que usted indique que participan en la atención que usted recibe o en el pago de los servicios de atención médica la información médica que sea directamente relevante para esa participación. Podemos usar o divulgar su nombre, ubicación y estado general para notificar a un familiar o amigo acerca de su situación. Si usted está presente, le daremos la oportunidad de oponerse antes de divulgar su información médica a estas personas. Si usted está incapacitado o se trata de una emergencia, podemos divulgar su información médica a estas personas si creemos que la divulgación es beneficiante para usted.

Patrocinador del plan (incluye a Hotel Trades Council y a su empleador)

El Fondo de beneficios puede divulgar su información médica y la información médica de otras personas inscritas en el Fondo al patrocinador del plan para que este lleve a cabo funciones administrativas, pero solo cuando el patrocinador del plan acepte certificar que ha implementado procesos adecuados para proteger la confidencialidad de esta información. Consulte la Enmienda de la ley HIPAA en la Descripción resumida del plan para ver una explicación completa de los usos y las divulgaciones de carácter limitado que el patrocinador del plan tiene permitidos en relación con su información médica al proporcionar la administración del plan. El Fondo de beneficios también puede divulgar información resumida sobre las personas registradas con nosotros al patrocinador del plan para obtener ofertas de primas por la cobertura de seguro de salud o para decidir si modificará, enmendará o pondrá fin al plan de beneficios de salud del Fondo. La información resumida que podemos divulgar excluirá toda la información identificable sobre usted para que no resulte posible identificarlo como individuo.

Socios comerciales

El Centro médico y el Fondo de beneficios pueden usar y divulgar su información de salud a nuestros contratistas, representantes y otros socios comerciales que necesiten la información para ayudarnos a obtener el pago o llevar a cabo otras operaciones comerciales. Entre nuestros socios comerciales, se incluyen consultores, contadores, abogados, administradores de reclamos de farmacia y otras entidades delegadas. Si divulgamos información sobre su salud a un socio comercial, tendremos un contrato por escrito para asegurarnos de que nuestro socio comercial también proteja la privacidad de su información médica.

Autoridades reguladoras y de orden público

El Centro médico y el Fondo de beneficios pueden divulgar su información médica a diversas autoridades reguladoras o de orden público. Por ejemplo, podemos compartir información con agencias de seguros y de supervisión de la salud, como el Departamento de Salud del Estado de Nueva York, el Departamento de Seguros y el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. para cumplir con las solicitudes de auditorías, inspecciones y licencias, o durante procesos disciplinarios. También podemos compartir información con los organismos de orden público para responder a citaciones y órdenes judiciales o para localizar a un sospechoso, un testigo material o una persona desaparecida. Podemos compartir información durante determinados tipos de actividades de salud pública o socorro en casos de desastre, por ejemplo, con los Centros para el Control de Enfermedades y para su uso en el seguimiento de enfermedades transmisibles. También podemos compartir información con las autoridades gubernamentales correspondientes para la denuncia de abuso infantil, negligencia o casos de violencia doméstica. Asimismo, podemos compartir información relacionada con una persona fallecida con un médico forense o un director funerario, según sea necesario, para que realice sus tareas; o con las instituciones correspondientes, según sea necesario, para el trasplante de órganos, ojos o tejidos.

Ni el Fondo para Beneficios de Salud ni el Centro medico
divulgarán su información
médica sin su autorización escrita,
a menos que dicha divulgación esté
permitida según se indico anteriormente.

Sus derechos

Acceso
Usted tiene derecho a ver o recibir copias de su información médica y sobre el pago de reclamos, así como información sobre la registración, la adjudicación de reclamos y los registros de administración de casos, con excepciones limitadas. Debe presentar una solicitud por escrito para obtener acceso a su información médica. Puede obtener un formulario para solicitar acceso en cualquiera de los centros medicos o mediante el uso de la información de contacto al final de este aviso. Intentaremos responder a su solicitud en un plazo de 30 días, a menos que se requieran 30 días adicionales.

Historial de divulgación
Usted tiene el derecho a recibir una lista de instancias en las que nosotros o nuestros socios comerciales divulgamos su información médica para propósitos fuera del tratamiento, el pago, las operaciones de atención médica y otras actividades limitadas. Usted tiene derecho a recibir ese historial correspondiente a los seis años previos a su solicitud, aunque no antes del 14 de abril de 2003. Le proporcionaremos la fecha en la que hicimos una divulgación, el nombre de la persona o la entidad a la que divulgamos su información médica, una descripción de la información médica que divulgamos, el motivo de la divulgación y otros datos. Intentaremos responder a su solicitud de historial en un plazo de 60 días, a menos que se requieran 30 días adicionales. Le proporcionaremos un historial gratuito cada 12 meses. Se puede cobrar una tarifa por cualquier historial adicional dentro de un período de 12 meses, y se le informará con anticipación sobre cualquier cargo que pueda aplicarse, y además usted tendrá la oportunidad de retirar o enmendar su solicitud.

Solicitudes de restricción
Usted tiene el derecho de solicitar que el Centro y el Fondo de beneficios apliquen restricciones adicionales a nuestro uso o divulgación de su información médica para tratamiento, pago, operaciones de atención médica o a la persona que usted identifique. No estamos obligados a aceptar estas restricciones adicionales, pero si lo hacemos, cumpliremos con lo acordado.

Comunicaciones confidenciales
Usted tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted de manera confidencial acerca de su información médica por medios alternativos o a una ubicación alternativa. Debe presentar su solicitud por escrito, y debe declarar que la información podría ponerlo en peligro si no se comunica de manera confidencial como lo solicita. El Centro y el Fondo de beneficios se adaptarán a su solicitud si es razonable, especifica los medios o la ubicación alternativos y nos permite seguir realizando nuestras operaciones.

Enmienda
Usted tiene derecho a solicitar que nosotros enmendemos su información médica. El Centro y el Fondo de Beneficios pueden exigir que usted envíe su solicitud por escrito y proporcione un motivo para dicha solicitud. Responderemos a su solicitud antes de transcurridos 60 días después de recibirla y podemos extender el tiempo 30 días adicionales, si es necesario. Si hacemos la enmienda, se lo notificaremos y proporcionaremos esta enmienda a cualquier persona que sepamos que ha recibido la información, así como a cualquier otra persona identificada por usted. Si negamos su solicitud de una enmienda, le notificaremos por escrito el motivo de la denegación y le informaremos sobre sus derechos de presentar una declaración escrita de desacuerdo o una queja. Su declaración, a petición suya, puede incluirse con su información para futuras divulgaciones.

Aviso electrónico
Si recibe este Aviso en nuestro sitio web o por correo electrónico, tiene derecho a recibir este Aviso en forma escrita. Póngase en contacto con nosotros usando la información que aparece al final de este Aviso para obtenerlo en forma escrita.

Confidencialidad y seguridad de la información de salud protegida
El Centro médico y el Fondo de Beneficios restringen el acceso a su información médica a los empleados que necesiten conocer esa información para proporcionarle determinados servicios. Implementamos controles de seguridad de carácter físico, electrónico y procedimental que están diseñados para garantizar la privacidad de la información de salud protegida de nuestros miembros. Los empleados que infrinjan nuestras polízas y prácticas de seguridad de datos serán sujetos a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido.

Preguntas y quejas

Si desea obtener más información sobre nuestras prácticas de privacidad, o si tiene otras preguntas o inquietudes, póngase en contacto con nosotros usando la información que se encuentra al final de este Aviso. Si le preocupa que podamos haber violado sus derechos de privacidad, o si no está de acuerdo con una decisión que hayamos tomado sobre el acceso a su información médica o en respuesta a una solicitud que haya hecho para enmendar o restringir el uso o la divulgación de su información médica o para que nos comunicáramos con usted de forma confidencial por medios alternativos o en un lugar alternativo, puede presentarnos una queja usando la información de contacto que figura al final de este Aviso. También puede presentar una queja por escrito al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. Si así lo solicita, le proporcionaremos la dirección para presentar su queja ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU.

El Centro médico y el Fondo de beneficios apoyan su derecho a proteger la privacidad de su información médica. No tomaremos ningún tipo de represalia si usted decide presentar una queja ante nosotros o ante el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU.

Información de contacto

Privacy Officer
The New York Hotel Trades Council and
Hotel Association of New York City, Inc.,
Health Benefits Fund and Health Center, Inc.
305 West 44th Street
New York, New York 10036

(212) 586-6400